Virtuelle Datenräume: Unverzichtbar für den Unternehmensverkauf

Virtuelle Datenräume (Virtual Data Rooms, VDRs) bieten eine sichere und effiziente Plattform für den Austausch vertraulicher Informationen zwischen Verkäufern und potenziellen Käufern. Nicht nur Unternehmenseigner, auch Kaufinteressenten, Steuerberater und Anwälte profitieren von den vielen Vorteilen eines VDRs. Denn die Durchführung einer Due Diligence wird damit unter anderem komfortabler, schneller und transparenter.
 
Unternehmenstransaktionen sind eine vielschichtige Angelegenheit und für den Käufer mit großen Chancen, aber auch beachtlichen Risiken verbunden. Schließlich übernimmt er nicht nur die Rechte, sondern auch die Pflichten der Zielgesellschaft. Um die potenziellen Risiken vor Vertragsschluss genau zu kennen, gilt es im Rahmen einer Due-Diligence-Prüfung sämtliche Aspekte unter die Lupe zu nehmen – von der Financial Due Diligence bis zur IT Due Diligence.

Das bedeutet, dass oft tausende von Dokumenten gesichtet und analysiert werden müssen – und diese sollten den Kaufinteressenten sicher und übersichtlich bereitgestellt werden. Schließlich handelt es sich um vertrauliche Informationen wie etwa Bilanzen, Verträge oder personenbezogene Daten. Der Versand per E-Mail oder die Bereitstellung in einer Cloudspeicher-Lösung wie Google Drive oder Microsoft OneDrive eignen sich hierfür wenig. Denn im Gegensatz zu virtuellen Datenräumen werden sie weder den Anforderungen an den Datenschutz und die IT-Sicherheit vollständig gerecht, noch lassen sich damit alle Compliance-Richtlinien einhalten.

Höchste Sicherheitsstandards

Bei virtuellen Datenräumen hat Sicherheit höchste Priorität. Dies gewährleisten unter anderem modernste Software- und Verschlüsselungstechnologien sowie hochsichere Rechenzentren. Zudem können Unternehmen durch detaillierte Zugriffsrechte genau festlegen, wer welche Dokumente einsehen oder herunterladen darf. Zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie digitale Wasserzeichen und die Schwärzung sensibler Informationen schützen vor unbefugtem Zugriff und Datenmissbrauch.

Mehr Transparenz und Kontrolle

Virtuelle Datenräume sind nicht nur sicher, sie bieten der Verkäufer- und der Bieterseite auch ein Höchstmaß an Transparenz und Kontrolle. So können Verkäufer zum Beispiel nachverfolgen, wer welche Dokumente wann gesichtet hat – und dadurch das Interesse und Engagement potenzieller Käufer besser einschätzen. Kaufinteressenten wiederum profitieren von der übersichtlichen Struktur eines Datenraums und können sich darauf verlassen, stets alle aktuellen Informationen zur Verfügung zu haben.

Effiziente Due Diligence

Ein weiterer Vorteil von VDRs: Sie optimieren den Due-Diligence-Prozess für alle Parteien. Denn Verkäufer können ihre Daten bequem und strukturiert präsentieren, während potenzielle Käufer die benötigten Informationen einfach und schnell finden und auswerten können. Führende VDR-Anbieter wie netfiles bieten zudem integrierte Funktionen, die die Zusammenarbeit und Kommunikation vereinfachen. Kommentarfunktionen beispielsweise ermöglichen eine effiziente interne Abstimmung und Fragen lassen sich direkt im Kontext spezifischer Dokumente stellen und beantworten (Q&A Funktion). Besonders in komplexen Verkaufsprozessen mit mehreren Parteien sind automatische Benachrichtigungen von Vorteil, da alle Beteiligten gleichzeitig über neue Dokumente oder Aktualisierungen informiert werden.

Skalierbarkeit und Kosteneffizienz

Da es sich bei digitalen Datenräumen um Online-Services handelt, sind sie sehr kosteneffizient. Die Preise richten sich in der Regel nach der Anzahl der Benutzer, dem Speicherbedarf und der Laufzeit – und diese Parameter können je nach Entwicklung der Transaktion flexibel erhöht oder reduziert werden. Zudem ist der administrative Aufwand für die Verwaltung und Aktualisierung von Dokumenten deutlich geringer und Druck- und Versandkosten entfallen gänzlich. Da der virtuelle Datenraum von überall sicher zugänglich ist, sparen Kaufinteressenten auch Zeit- und Reisekosten. Und weil keine eigene Software angeschafft und installiert werden muss, werden außerdem keine internen IT-Ressourcen benötigt.

Compliance und Revisionssicherheit

Virtuelle Datenräume bieten auch Funktionen, die Unternehmen dabei helfen, verschiedene regulatorische Standards einzuhalten. So werden beispielsweise alle Aktivitäten innerhalb des Datenraums automatisch protokolliert. Solch eine lückenlose Dokumentation kann bei Bedarf für Audits verwendet werden.
Ist eine Transaktion abgeschlossen, empfiehlt es sich, eine revisionssichere Archivkopie des Datenraums erstellen zu lassen. Dazu wird der Datenraum gesperrt und sein Inhalt kann nicht mehr verändert werden. Bei eventuellen Rechtsstreitigkeiten lässt sich dann beispielsweise genau nachweisen, wer welche Informationen wann eingesehen oder heruntergeladen hat oder welche Fragen gestellt und wie sie beantwortet wurden.

Fazit

Ob Sicherheit, Effizienz oder Transparenz – virtuelle Datenräume können bei all diesen Aspekten punkten. Sie unterstützen Unternehmenseigner zudem bei der Einhaltung regulatorischer Standards und ermöglichen es ihnen, das Interesse potenzieller Käufer besser einzuschätzen. Bietern wiederum erleichtern VDRs die Bewertung und Analyse eines Unternehmens und helfen ihnen, Zeit und Reisekosten einzusparen. Dank ihrer Skalierbarkeit passen sich digitale Datenräume den Bedürfnissen jeder Transaktion flexibel an und sind daher äußerst kosteneffizient. Sie optimieren den gesamten Due-Diligence-Prozess, weshalb sie heute bei keiner Unternehmenstransaktion mehr fehlen sollten. Und: Je einfacher und intuitiver ein Datenraum einzurichten und zu bedienen ist, umso mehr Zeit bleibt für eine optimale Vorbereitung, gründliche Analyse und erfolgreiche Verhandlung.

Über den Autor:
Thomas Krempl ist Geschäftsführer und Unternehmensgründer der netfiles GmbH. Seine ersten Unternehmensgründungen erfolgten bereits in den Anfangsjahren des Internets. 2001 gründete er mit netfiles einen der ersten Anbieter von virtuellen Datenräumen für die effiziente Durchführung von Due Diligence und den sicheren standortübergreifenden Datenaustausch.